Software Pengendalian Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

banner iso

PT. NetSolution memiliki solusi untuk pengendalian dokumen yang terkait dengan Quality Management System atau Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO9001:2008 dalam bentuk aplikasi sistem informasi yang dinamakan Document Control System ISO9001 (DCS-9001). Aplikasi perangkat lunak ini akan memudahkan proses pengelolaan dokumen perusahaan sesuai dengan standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008.

Aplikasi ini memfasilitasi proses pengelolaan dan pengendalian dokumen berbasis standarisasi ISO 9001 : 2008 mulai dari proses pembuatan dokumen, revisi, approval, control copy, dan repository. Sofware ini akan membantu perusahaan Anda dalam menciptakan paperless office sehingga dapat menekan proses pembuatan, revisi, dan penggadaan dokumen dalam bentuk hardcopy. Aspek penting lainnya adalah dokumen Anda terjaga keamanannya dari akses yang tidak bertanggungjawab.

A. Latar Belakang

Saat ini suatu perusahaan atau entitas organisasi dapat dikatakan memiliki sistem manajemen yang baik sebagai prasyarat Tata Kelola Organisasi yang baik atau good corporate governance (GCG) apabila  telah memiliki sertifikasi standarisasi tertentu seperti ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, dan sebagainya. Untuk memiliki sertifikasi ini, perusahaan harus berupaya keras memenuhi standar yang ketat sesuai persyaratan sertifikasi tersebut kemudian harus lulus audit oleh lembaga auditor yang kredibel.

Salah satu komponen penting dari hampir seluruh sertifikasi standarisasi adalah adanya dokumentasi untuk setiap aktivitas proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan atau entitas organisasi tersebut. Mulai dari dokumentasi manual, standart operational procedure, instruksi kerja, hingga  hasil atau laporan. Dokumen-dokumen inilah yang kelak menjadi bahan audit oleh lembaga auditor independen agar perusahaan atau organisasi  dapat mempertahankan kelayakan sertifikasinya setiap tahun.

iso-9001-documentation-structure

Struktur Dokumentasi Quality Management System ISO 9001

Namun demikian, prosedur pengendalian dokumen bukan sesuatu hal yang mudah, apalagi kalau dilakukan secara manual. Prosesur pengendalian dokumen di sini maksudnya adalah prosedur yang mengatur pendistribusian dokumen. Mulai dari dokumen di susun dalam bentuk draft, proses review dan koreksi, approval, distribusi dokumen serta kendali dokumennya ke pihak-pihak terkait. Prosedur pengendalian dokumen yang bersifat manual menimbulkan inefisiensi sebagai berikut :

  • Proses penyusunan dokumen memakan waktu lama dari mulai penyusunan draft, review, koreksi, approval, hingga distribusi karena harus dilakukan dari meja ke meja.
  • Banyaknya temuan pada saat audit yang berkaitan dengan pengendalian dokumen.
  • Ketidakmampuan dalam proses penelusuran dokumen sehingga dokumen yang dibutuhkan seringkali tidak ditemukan karena terselip di folder dokumen lain.
  • Dokumen hardcopy yang tercecer dan dipegang oleh beberapa unit kerja dan bukan terletak secara sentral di ruang arsip.
  • Kesulitan mengakses dokumen dengan cepat dan akurat.
  • Tidak adanya kendali atas dokumen dalam bentuk control copy sehingga dokumen bisa diakses oleh siapa saja.
  • Adanya kebutuhan tenaga dan waktu untuk mengantarkan dokumen tersebut ke pihak-pihak terkait.
  • Kesulitan menemukan dokumen yang paling update sehingga seringkali dokumen lama yang digunakan.
  • Penggunaan kertas berlebihan karena akitvitas penggadaan dokumen sehingga tidak mendukung konsep paperless office atau green office.

 

bigstock-Business-Woman-With-Ringbinder-38345866-small

Keruwetan dalam mengelola sistem dokumentasi manual

B. Tujuan dan Fungsi Aplikasi

Berdasarkan kendala yang muncul tersebut diatas maka dibutuhkan suatu aplikasi sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses pengendalian dokumen khususnya dokumen-dokumen penting yang harus diaudit agar perusahaan atau organisasi tetap layak memiliki sertifikasi standarisasi ISO 9001.

Adapun tujuan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

  • Secara umum menjadikan proses pengendalian dokumen ISO 9001 menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan demikian mendukung Tata Kelola Usaha/Pemerintahan yang baik.
  • Mempercepat proses pembuatan dokumen ISO 9001 dari mulai penyusunan draft, review, koreksi, approval, hingga distribusi semuanya dilakukan dalam sistem sehingga dokumen tak perlu lagi melewati birokrasi, meja demi meja, semuanya dilakukan bisa dimana saja dan kapan saja sehingga dokumen tersebut bisa menjadi panduan proses kerja di lapangan dengan cepat.
  • Memudahkan kemampuan penelusuran dokumen dengan cepat dan akurat serta terbaru atau dokumen versi terakhir.
  • Kontrol dan kendali terhadap dokumen sehingga hanya pihak-pihak tertentu yang terkait yang dapat memiliki dokumen tersebut baik yang berjenis softcopy maupun hardcopy.
  • Mengurangi penggunaan kertas sehingga mendukung konsep paperless office maupun green office.

 

 

Document-Control-edited

Dengan sistem kelola dokumen digital menjadi terkelola dengan lebih baik

C. Fitur-Fitur Aplikasi

Aplikasi DCS-9001 adalah aplikasi yang digunakan untuk keperluan untuk sentralisasi manajemen dokumen antara lain dokumen manual, prosedur, instruksi kerja, laporan, dan sebagainya. Aplikasi ini di desain untuk mendukung proses kendali dokumen sesuai standar sertifikasi ISO 9001.  Secara spesifik fitur-fitur teknologinya adalah sebagai berikut :

  • DCS-9001 merupakan aplikasi web base (web base application). Karena aplikasi ini merupakan aplikasi web base sehingga dapat diakses dengan beragam perangkat seperti : PC, tablet, ataupun phablet sepanjang perangkat tersebut memiliki browser chrome ataupun Mozilla. Dengan demikian user dapat melakukan proses review, koreksi, ataupun approval dimana saja dan kapan saja sehingga proses penyusunan dan penerbitan dokumen dari mulai draft hingga distribusi nanti bisa dilakukan secara online. Jadi tidak ada lagi bottle neck karena dokumen stuck di atas meja. Selain kemudahan akses, aplikasi web base ini praktis sangat mudah perawatannya, karena kita hanya perlu fokus pada web server dan tidak ada instalasi ataupun maintenance pada perangkat di sisi user. Selain itu tidak ada lisensi yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi ini. Aplikasi bisa di install di OS Linux Server, menggunakan database MySQL, sehingga tidak ada hidden cost akibat pembelian lisensi software komersial untuk OS maupun software database.

cvnt

Berbasis web sehingga dapat diakses dari berbagai platform perangkat

  • Fitur pembuatan dokumen. Di dalam Aplikasi ini ada dua cara membuat dokumen yaitu dengan metode upload dokumen dan menggunakan Aplikasi Word yang terintegrasi dalam aplikasi sebagai plugin. Metode yang di rekomendasikan adalah dengan menggunakan metode upload dokumen standart karena bisa digunakan di berbagai platform perangkat, berbagai OS, dan beragam word processor. Pembuat dokumen atau Documen Creator (Creator) dapat membuat draft dokumen menggunakan software text editor sepeti Word, Writer, Open Office, dsb. Setelah selesai draft dokumen tersebut di simpan dalam dua format, yakni format asli software tsb dan PDF. Dengan metode upload kedua draft dokumen kemudian di upload untuk di share ke beberapa pihak yang bertugas sebagai Reviewer sekaligus Approver.

buat dokumen

Fitur upload dokumen yang telah dibuat

  •  Fitur review, koreksi, dan approval dokumen. Setelah dokumen di upload oleh Creator (Pembuat Dokumen) maka langkah berikutnya adalah proses review sekaligus koreksi terhadap dokumen yang dibuatnya oleh para atasan atau pihak-pihak yang terkait dan bertanggungjawab terhadap publikasi dokumen tersebut.Di dalam fitur ini, para approval dapat mereview dokumen dalam bentuk PDF serta memberikan komentar koreksi di halaman tertentu bila memang ada hal yang perlu diperbaiki, setelah itu mengirim balik dokumen tersebut ke pihak Creator untuk diperbaiki. Apabila setelah proses review dinyatakan dokumen sudah tidak perlu koreksi lagi maka si Approval akan menyetujuinya dan secara otomatis sistem akan mengarahkan dokumen tersebut ke Approval berikutnya untuk direview sesuai dengan hirarki jabatan.

review

Fitur review dan koreksi dokumen

release

Klik tombol approved maka dokumen dinyatakan telah disetujui

  • Fitur Release Dokumen. Apabila dokumen telah disetujui oleh para Approval termasuk di dalamnya Management Representatif maka langkah selanjutnya adalah merelease document. Setelah tombol release di klik maka dokumen dinyatakan resmi untuk di distribusikan dan pada dokumen tersebut dilampirkan lembar approval atau lembar persetujuan dari pihak-pihak terkait yang bertanggungjawab terhadap terbitnya dokumen tersebut. Lembar persetujuan berupa bukti tandatangan digital (digital signature) dari para approval.

release1

Dokumen yang direlease akan disertai lembar pengesahan

  • Fitur Distribusi dan Kendali Dokumen. Setelah dokumen resmi direlease maka langkah selanjutnya adalah di distribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut seperti kepada para pelaksana di lapangan yang mesti bertugas berdasarkan instruksi yang tercantum di dokumen tersebut, pembuat dokumen, dan para approval.  Pada saat di distribusikan kepada pihak-pihak tersebut maka dokumen softcopy yang di download berupa dokumen PDF yang di dalamnya sudah tercantum cap control copy berikut keterangan kepemilikan dokumen dan nomor dokumen. Dengan demikian pada saat dokumen tersebut di unduh oleh pihak terkait maka jelas kepemilikan dokumen tersebut baik secara softcopy maupun hardcopy karena tercantum nama pemilik dokumen dan no. seri dokumen. Jika ada pihak lain yang memiliki dokumen tersebut dan ternyata tidak sesuai dengan informasi kendali dokumen maka yang bersangkutan telah melanggar peraturan kerahasiaan dokumen dan wajib diberikan sanksi tegas oleh perusahaan atau lembaga.

distribusi

fitur pendistribusian dokumen khusus kepada pihak-pihak terkait

  • Fitur Pencarian yang powerfull. Sistem repository atau penyimpanan dokumen memerlukan fitur pencarian yang powerfull (search engine) agar dokumen yang jumlahnya banyak tersebut dapat dengan mudah ditemukan. Aplikasi ini memiliki fasilitas Search Document yang dapat mencari dokumen yang di inginkan dengan sistem pencarian seperti pada google sehingga cukup familiar digunakan oleh user.

cari

Fitur pencarian dokumen

  • Fitur Tracking Dokumen. Fitur tracking dokumen adalah fitur wajib dalam aplikasi ini. Dengan fitur ini kita dapat mengetahui posisi perjalanan dokumen sehingga dapat memfollow up ke pihak-pihak terkait apabila dokumen tersebut terhenti dalam proses untuk mencapai persetujuan.

tracking

Fitur tracking dokumen

  • Fitur Shared Request. Terkadang ada beberapa dokumen diperlukan oleh pihak-pihak lain untuk keperluan audit atau keperluan integrasi proses bisnis. Untuk keperluan ini, aplikasi sudah menyiapkan fitur Shared Request yang ditujukan kepada pihak-pihak tersebut. Fitur ini memungkinkan pihak lain mengajukan permohonan permintaan dokumen kepada Management Representatif atau Administrator setelah permohonan di setujui maka aplikasi akan memberikan kepada yang bersangkutan link download berikut informasi kendali dokumen di dalam softcopy file yang diunduh tersebut.

shared

Fitur shared request document

  • Fitur Notifikasi by Email. Setiap proses yang berjalan di dalam aplikasi ini akan memberikan informasi notifikasi via email kepada pihak-pihak yang terkait. Sebagai contoh : saat draft dokumen di upload dan dishare ke para Approval maka akan muncul email notifikasi kepada para Approval termasuk pembuat dokumennya. Tujuan fitur notifikasi email ini adalah untuk mengingatkan pihak terkait bahwa ada proses yang mesti dijalankan oleh mereka di dalam sistem aplikasi ini.

notif email

Fitur notifikasi email kepada user

 

  • Fitur Keamanan Aplikasi.  Aplikasi ini di dukung oleh fitur keamanan yang baik. Tidak hanya pada saat sistem tersebut diakses melalui sistem otentifikasi seperti username dan password tapi juga keamanan dalam sisi kendali dokumen. Karena semua dokumen yang keluar dari sistem informasi ini diberikan watermark control copy berikut nama pemilik dokumen dan no. seri dokumennya sehingga apabila dokumen tersebut tidak sesuai informasinya dengan si pemilik dokumen maka yang bersangkutan bisa dikatakan telah melanggar peraturan kerahasiaan dokumen.

keamanan

Fitur keamanan aplikasi dan data

Informasi lebih lanjut silahkan kontak kami : abdulloh@netsolution.co.id atau sales@netsolution.co.id Telp. 08129632130 atau 021-47884163/68 ext.16.

Download Presentasi Software : Dokumen Control System ISO 9001:2008.

Download Brosur Software : Documen Control System Base on ISO9001-2008

Tags : Software Dokumentasi QMS ISO9001, Software Document Control System ISO9001, Software Quality Management System ISO9001, Aplikasi Manajemen Dokumen ISO9001, Aplikasi Kendali Dokumen ISO9001, Software Pengendalian Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO9001